Zásady zpracování osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů

vydané společností NIELSEN MEINL, advokátní kancelář, s.r.o.,

se sídlem Praha 1 - Josefov, Žatecká 55/14, PSČ 11000, IČO: 24793345, sp. zn. v OR:   C 174728 vedená u Městského soudu v Praze

 

Osobní údaje

1.        Rozsah zpracovávaných osobních údajů.

Naše advokátní kancelář zpracovává zejména osobní údaje svých klientů a zástupců svých klientů. Jde o základní identifikační údaje (jméno, datum narození apod.) a kontaktní údaje (e-mail a telefonní číslo) a další údaje, které nám o sobě klienti sdělí.

Naše advokátní kancelář dále zpracovává osobní údaje svých obchodních partnerů a potenciálních obchodních partnerů a jejich zástupců. Jde o základní identifikační údaje (jméno, datum narození apod.) a kontaktní údaje (e-mail a telefonní číslo).

Účel, právní základ a doba zpracování

2.        V případě našich klientů zpracováváme osobní údaje výhradně za účelem poskytování právních služeb naší kanceláře, případně služeb našich obchodních partnerů (např. daňové poradenství apod.), v souladu se smlouvou, kterou s klienty uzavíráme, a právními předpisy, jimiž jsme vázáni. Právním základem zpracování osobních údajů je v případě klientů – fyzických osob – plnění smlouvy uzavřené s klienty, v případě klientů – právnických osob – náš oprávněný zájem na řádném poskytování právních služeb, a v určitých případech rovněž plnění našich právních povinností. Osobní údaje týkající se našich klientů zpracováváme po dobu 6 let ode dne ukončení poskytování právních služeb, nestanoví-li právní předpis delší dobu (v takovém případě zpracováváme údaje pro účely a po dobu stanovenou takovým právním předpisem). Osobní údaje zpracovávané v souvislosti s poskytováním právních služeb můžeme předávat zejména institucím veřejné moci (soudy, správní úřady apod.) a ostatním účastníkům věcí, jichž se právní služby týkají.

3.        Ostatní osobní údaje zpracováváme za účelem obchodní korespondence a zasílání obchodních sdělení. Právním základem takového zpracování je oprávněný zájem na propagaci našich služeb v souladu se stavovskými předpisy České advokátní komory. Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu do doručení námitky proti takovému zpracování, nejdéle po dobu 5 let ode dne poslední komunikace směrem od subjektu údajů.

 

Principy, zásady a postupy při zpracování osobních údajů

Při zpracování Vašich osobních údajů dodržujeme následující zásady a postupy:

1.    Vaše osobní údaje chráníme tak, aby nedošlo k jejich neoprávněnému užití nebo zpřístupnění osobám, které nejsou oprávněny je zpracovávat, případně aby nedošlo k jinému porušení zabezpečení Vašich osobních údajů;

2.    Vaše osobní údaje nezveřejňujeme, pokud jste nám k tomu neudělili souhlas;

3.    Vaše osobní údaje můžeme rovněž ukládat u poskytovatele účetních služeb a poskytovatele služeb vzdáleného uložiště. Tyto osoby jsou tak zpracovatelem Vašich osobních údajů;

4.    pokud by došlo k porušení zabezpečení Vašich osobních údajů, které by pro Vaše práva a svobody mohlo mít vysoké riziko, neprodleně Vás o tom informujeme na Váš e-mail.

Pokud se zpracování Vašich osobních údajů zakládá na souhlasu se zpracováním osobních údajů, máte vždy právo tento souhlas bezplatně odvolat, a to oznámením na e-mailové adrese praha@nielsenmeinl.com.

Vaše práva plynoucí ze zpracování osobních údajů a jejich uplatnění

1.            Úvodem

1.1.        V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů Vám náleží práva vyplývající z čl. 15 až 22 a 77 GDPR. Těmito právy jsou:

1.1.1.     právo na přístup k Vašim osobním údajům,

1.1.2.     právo na opravu Vašich osobních údajů,

1.1.3.     právo na výmaz Vašich osobních údajů,

1.1.4.     právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů,

1.1.5.     právo na přenositelnost Vašich osobních údajů,

1.1.6.     právo vznést námitku,

1.1.7.     právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká.

1.1.8.     právo podat stížnost u dozorového úřadu.

2.            Informace k uplatňování Vašich práv

2.1.        Při zpracování osobních údajů jsme v postavení správce osobních údajů. Vaše práva proto vždy můžete pomocí žádosti uplatnit přímo u nás, a to na e-mailové adrese praha@nielsenmeinl.com. Žádost můžete zaslat i na adresu naší společnosti Žatecká 55/14, 110 00 Praha 1. Po předchozí domluvě můžete na adrese naší společnosti podat žádost i osobně.

2.2.        S ohledem na naši povinnost zachovávat advokátní tajemství může být v některých případech realizace práv subjektů údajů omezena.

2.3.        Jakmile obdržíme Vaši žádost, budeme muset ověřit Vaši totožnost, tedy skutečnost, že žádost učinila k tomu oprávněná osoba. Pokud bychom si totiž o Vaší totožnosti nebyli jistí, mohlo by se stát, že Vaše osobní údaje poskytneme třetí osobě. V případě, že nám odmítnete poskytnout součinnost při ověřování Vaší totožnosti, nebudeme moci žádosti vyhovět.

2.4.        Na Vaši žádost zareagujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení Vaší žádosti. Pokud nebude z určitých důvodů možné Vaši žádost v uvedené lhůtě zpracovat, zašleme Vám o tom oznámení, v němž uvedenou lhůtu prodloužíme maximálně o další dva měsíce (tj. maximálně na celkové tři měsíce).

2.5.        Odpověď na Vaši žádost Vám zašleme na e-mail, ze kterého jsme žádost obdrželi. Pokud trváte na tom, abychom Vás o vyřízení žádosti informovali jiným způsobem, například poštou, prosíme, abyste nám toto sdělili přímo v podané žádosti.

2.6.        Vaše žádosti vyřizujeme bezplatně. Mějte však na paměti, že jsme oprávněni po Vás požadovat uhrazení nákladů spojených s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů, pokud by byla podaná žádost nepřiměřená (především pokud by se opakovala). V takovém případě jsme oprávněni i rovnou odmítnout žádosti vyhovět.

3.            Právo na přístup k osobním údajům

3.1.        Máte právo od nás obdržet informace o tom, zda Vaše osobní údaje zpracováváme. Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme, máte zároveň právo obdržet od nás informace o:

3.1.1.    účelech, pro které Vaše osobní údaje zpracováváme,

3.1.2.    jaké kategorie dotčených osobních údajů se jedná,

3.1.3.    příjemcích Vašich osobních údajů, tj. zda někomu Vaše osobní údaje předáváme, a to zejména o příjemcích ze zemí mimo Evropskou unii,

3.1.4.    plánované době, po kterou budeme osobní údaje uchovávat, případně o kritériích pro určení této doby,

3.1.5.    právu na opravu, výmaz nebo omezení zpracování Vašich údajů, nebo právu vznést námitku proti tomuto zpracování,

3.1.6.    právu podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je zpravidla Úřad pro ochranu osobních údajů,

3.1.7.    veškerých dostupných informacích o tom, z jakého zdroje jsme získali Vaše osobní údaje, pokud jsme je nezískali přímo od Vás. Upozorňujeme, že osobní údaje získáváme pouze přímo od Vás.

3.2.        Máte právo, abychom Vám zaslali kopii Vašich zpracovávaných osobních údajů. Upozorňujeme, že za další kopie, o něž si opakovaně zažádáte, jsme již oprávněni účtovat přiměřený poplatek. Jeho výše bude odpovídat administrativním nákladům, které nám tím vzniknou.

4.            Právo na opravu osobních údajů

4.1.        Veškeré osobní údaje zpracováváme v dobré víře a vyvíjíme maximální úsilí, aby šlo o údaje přesné a aktuální. Může se však z důvodu chyby stát, že Vaše zpracovávané osobní údaje budou nepřesné. V takovém případě máte právo po nás požadovat, abychom Vaše nepřesné osobní údaje opravili nebo doplnili.

5.            Právo na výmaz osobních údajů

5.1.        Máte právo požadovat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, které zpracováváme. Vaší žádosti jsme povinni vyhovět, pokud:

5.1.1.    Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,

5.1.2.    odvoláte souhlas, na jehož základě byly Vaše osobní údaje zpracovávány, to však pouze za předpokladu, že neexistuje jiný právní základ pro zpracování,

5.1.3.    vznesete námitky proti zpracování založeném na oprávněném zájmu nebo veřejném zájmu, avšak pouze za předpokladu, že neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo pokud vznesete pouze námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu,

5.1.4.    Vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně,

5.1.5.    Vaše osobní údaje musíme vymazat, abychom tím jako správce osobních údajů splnili právní povinnost stanovené právními předpisy České republiky nebo Evropské unie,

5.1.6.    je Vám 16 a více let a Vaše osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti na základě Vašeho souhlasu, případně na základě souhlasu Vašeho zákonného zástupce, jste-li mladší než 16 let.

5.2.        Upozorňujeme, že z výše uvedených povinností existují výjimky. Nejsme povinni vymazat Vaše osobní údaje i přesto, že bychom k tomu byli jinak povinni, kdy je zpracování nezbytné:

5.2.1.    pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva České republiky nebo Evropské unie, které se na nás jako správce vztahuje, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým bychom byli jako správce pověřeni,

5.2.2.    pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,

5.2.3.    a pro další důvody, které obsahuje čl. 17 odst. 3 GDPR.

5.3.        Upozorňujeme, že v ostatních případech nejsme povinni Vaše námi zpracovávané osobní údaje vymazat. K našim uživatelům však zachováváme vždy spravedlivý přístup. Usoudíme-li, že Vaše žádost o výmaz osobních údajů je odůvodněná, vyhovíme jí i přesto, že nejsme povinni tak učinit. Mějte však na paměti, že na takový přístup nemáte právní nárok.

5.4.        Berte prosím na vědomí, že výmaz osobních údajů můžete provést i rovnou v rozhraní uživatelského účtu.

6.            Právo na omezení zpracování osobních údajů

6.1.        Máte právo požadovat, abychom omezili zpracováni Vašich osobních údajů. Vaší žádosti jsme povinni vyhovět, pokud:

6.1.1.    popíráte přesnost zpracovávaných osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli jejich přesnost ověřit,

6.1.2.    je zpracování Vašich osobních údajů protiprávní a Vy místo výmazu osobních údajů žádáte pouze omezení jejich použití,

6.1.3.    již Vaše osobní údaje nepotřebujeme pro účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,

6.1.4.    jste vznesli námitku proti zpracování založeném na oprávněném zájmu, tak omezíme zpracování Vašich osobních údajů do té doby, než ověříme, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi uvedenými v námitce.

6.2.        V době, po kterou bude zpracování Vašich osobních údajů omezeno, budeme zpracovávat Vaše osobní údaje pouze na základě Vašeho souhlasu s takovým zpracováním. Upozorňujeme, že i bez souhlasu jsme oprávněni Vaše osobní údaje mít uloženy, zpracovávat je pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo jejího členského státu.

6.3.        Předem Vás informujeme o tom, že hodláme obnovit zpracování Vašich osobních údajů.

7.            Právo na přenositelnost osobních údajů

7.1.        Máte právo požadovat, abychom Vám zaslali Vaše osobní údaje, pokud budou splněny všechny tyto podmínky současně:

7.1.1.    tyto osobní údaje jste nám poskytli sami na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo v souvislosti s plněním smlouvy, jejíž smluvní stranou jste a

7.1.2.    uvedené osobní údaje automatizovaně zpracováváme.

7.2.        Strukturovaný soubor s Vašimi osobními údaji Vám předáme ve formátu XLS, případně DOC, který je strukturovaný, běžně používaný a zároveň strojově čitelný.

7.3.        V případě, že jsou splněny všechny výše uvedené podmínky současně, máte zároveň právo takto poskytnutý soubor s Vašimi osobními údaji předat jinému správci nebo po nás požadovat, abychom uvedený soubor s osobními údaji předali jinému správci přímo my. Vaší žádosti o předání souboru s osobními údaji přímo námi vyhovíme, pokud to pro nás bude technicky proveditelné.

8.            Právo vznést námitku

8.1.         Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud tyto údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu nebo veřejného zájmu. Oprávněný zájem na zpracování můžeme mít my nebo třetí osoba. Pokud vznesenou námitku obdržíme, nebudeme Vaše osobní údaje dále zpracovávat. To však neplatí v případě, kdy máme pro takové zpracování Vašich osobních údajů závažné oprávněné důvody, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a/nebo svobodami, případně pokud je nutné zpracovávat uvedené osobní údaje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. V případě, že shledáme závažné oprávněné důvody, budeme Vás o tom neprodleně informovat.

8.2.        Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud tyto údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu, včetně profilování. Pokud vznesenou námitku obdržíme, nebudeme Vaše osobní údaje dále zpracovávat.

9.            Právo podat stížnost u dozorového úřadu

9.1.        Máte právo podat stížnost přímo u dozorového úřadu v členském státě Evropské unie. Pro Českou republiku se obraťte na Úřad pro ochranu osobních údajů. Více informací o jeho činnosti a způsobu, jakým podat stížnost, naleznete na www.uoou.cz.